คนเก่งสะดุดเพราะคุยข้ามแผนกไม่เป็น: 3 ศิลปะ Cross-Functional ให้งานเดินหน้าโดยไร้ศัตรู จากใจ HR Enterprise 20 ปี

ทีมไอทีบอกว่า "ระบบไม่รองรับ ทำไม่ได้หรอก คิวยาวไปถึงปีหน้า" ฝ่ายกฎหมายเบรกตัวโก่งว่า "เสี่ยงเกินไป ผิดระเบียบบริษัท" ส่วนฝ่ายการเงินก็ส่ายหน้าบอกว่างบประมาณไม่พอ สุดท้ายโปรเจกต์ที่คิดว่าจะเปลี่ยนโลกองค์กร ก็กลายเป็นหมันค้างเติ่งอยู่ในลิสต์งาน

ตลอด 20 ปีที่พี่ดูแลเรื่องบุคลากรและการประเมินผลงานในองค์กร Enterprise พี่เห็นคนเก่งระดับหัวกะทิตกม้าตายเพราะเรื่องนี้มานับไม่ถ้วนครับ

หลายคนโทษว่าคนแผนกอื่นไม่ให้ความร่วมมือ โทษว่าระบบองค์กรใหญ่เทอะทะ หรือพาลคิดไปว่าเป็นการเมืองในที่ทำงาน

แต่พี่ขอสะกิดเตือนสติด้วยความหวังดีเลยนะ: "ในองค์กรใหญ่ ไม่มีโปรเจกต์ระดับร้อยล้านไหนสำเร็จได้ด้วยตัวคนเดียว และการทำงานข้ามสายงาน (Cross-Functional Collaboration) ไม่ใช่เรื่องของการเอาชนะด้วยเหตุผล แต่คือ 'ศิลปะการทูต' ในการดึงใจคน!"

ถ้าคุณอยากผลักดันโปรเจกต์ให้ไหลลื่น โดยไม่ต้องวิ่งไปฟ้องหัวหน้าให้ใช้อำนาจบีบใคร ลองใช้ 3 ศิลปะนี้ดูครับ

1. พูดด้วย "สกุลเงิน (Currency)" ของแผนกตรงข้าม ไม่ใช่ภาษาของตัวเอง

ข้อผิดพลาดอันดับหนึ่งคือ การเอาผลประโยชน์ของแผนกเราไปยัดเยียดให้คนอื่นฟัง เช่น ทีมการตลาดเดินไปบอกทีมไอทีว่า "ช่วยเร่งแก้ฟีเจอร์นี้ให้หน่อย ยอดคลิกจะได้พุ่งกระฉูด"

ทีมไอทีเขาไม่ได้มี KPI เรื่องยอดคลิกกับคุณครับ สิ่งที่เขาแคร์คือ "ระบบจะล่มไหม (System Stability)" และ "จะมีบั๊กหลุดไปสร้างงานงอกให้เขาตอนดึกหรือเปล่า"

ก่อนจะเดินไปของานใคร ให้ถอดรหัสก่อนว่าแผนกนั้นแคร์เรื่องอะไร:

• คุยกับ IT / Engineer: เน้นเรื่องความเสถียรของระบบ ขอบเขตงานที่ชัดเจน (Clear Scope) และการไม่แก้ Requirement ไปมา

• - คุยกับ Legal / Compliance: อย่าบอกว่า "ใครๆ เขาก็ทำกัน" แต่ให้เตรียมมาตรการบริหารความเสี่ยงและทางหนีทีไล่ไปให้เขาเห็นล่วงหน้า

• - คุยกับ Finance: แปลงทุกไอเดียให้กลายเป็นตัวเลข Return on Investment (ROI) หรือชี้ให้เห็นว่าจะช่วยอุดรอยรั่วค่าใช้จ่ายตรงไหน

เมื่อคุณพูดในสิ่งที่เขาได้ประโยชน์ การเจรจาจะเปลี่ยนจาก "การผลักภาระ" กลายเป็นการ "หาทางออกร่วมกัน" ทันที

2. ฝากเงินใน "บัญชีความสัมพันธ์ (Social Capital)" ล่วงหน้า

พี่สังเกตเห็นเสมอว่า คนที่ทำงานข้ามแผนกแล้วติดขัด มักมีพฤติกรรมอย่างหนึ่งเหมือนกันคือ: "ไม่เคยโผล่หน้าไปคุยกับใครเลย จนกระทั่งถึงวันที่ต้องการให้เขาช่วยงานด่วน!"

จู่ๆ ก็ส่งอีเมล CC ผู้บริหารมากดดัน หรือเดินดุ่มๆ ไปทวงงานที่โต๊ะ การทำแบบนี้สร้างความรู้สึกต่อต้านในใจทันที ต่อให้เขาช่วย เขาก็จะช่วยตามหน้าที่แบบเต่าคลาน

เทคนิคของมือโปร:

• สร้างความสัมพันธ์ในยามสงบ ทักทาย ชวนคุยในลิฟต์ หรือกินกาแฟร่วมกันบ้าง

• - เวลาที่แผนกอื่นมีปัญหาเล็กๆ น้อยๆ แล้วเราพอจะช่วยได้ ให้รีบยื่นมือเข้าไปช่วยทันทีโดยไม่ต้องรอให้เขาร้องขอ

เมื่อคุณ "ฝากเงินในบัญชีน้ำใจ" ไว้ล่วงหน้า วันที่คุณมีเรื่องจำเป็นต้องขอให้เขาช่วยลุยงานด่วน เขาจะยินดีลัดคิวและทุ่มเทช่วยคุณด้วยความเต็มใจ

3. ผลัก "สปอตไลต์แห่งความสำเร็จ" ให้แผนกอื่น (Give Credit Away)

กฎเหล็กในการทำงานกับคน: "คนเรายอมลงแรงเหนื่อยยากได้ ถ้าเขารู้ว่าเมื่อสำเร็จ เขาจะได้รับการยอมรับ"

เวลาที่โปรเจกต์เสร็จสิ้นและต้องพรีเซนต์ให้ผู้บริหารระดับสูงฟัง คนที่ฉลาดจะไม่พูดคำว่า "ผมเป็นคนคิดโปรเจกต์นี้" แต่จะเปิดสไลด์หน้าแรกด้วยการกล่าวขอบคุณทีมซัพพอร์ต:

"ความสำเร็จของโปรเจกต์นี้เกิดขึ้นไม่ได้เลย หากไม่ได้รับการสนับสนุนอย่างดีเยี่ยมจากทีมไอทีที่ช่วยวางสถาปัตยกรรมระบบอย่างแน่นหนา และทีมกฎหมายที่ช่วยหาทางออกทางระเบียบให้เราเดินหน้าได้อย่างปลอดภัย"

การยกเครดิตและสปอตไลต์ให้คนอื่น ไม่ได้ทำให้คุณดูตัวเล็กลงเลย แต่ในสายตาของผู้บริหารระดับสูง คุณกำลังแสดงคุณสมบัติของ "ผู้นำที่แท้จริง (Enterprise Leader)" และในการทำโปรเจกต์รอบหน้า ทุกแผนกจะแย่งกันอยากมาร่วมงานกับคุณครับ

สิ่งที่พี่อยากให้ลองทำสัปดาห์นี้ (Action Item)

ลองนึกถึงเพื่อนร่วมงานต่างแผนก 1 คน ที่คุณมักจะต้องประสานงานด้วยบ่อยๆ แต่ความสัมพันธ์ยังดูเกร็งๆ หรือมีกำแพงกั้นอยู่

สัปดาห์นี้ ลองส่งข้อความสั้นๆ หรือเดินไปขอบคุณเขาด้วยความจริงใจ สำหรับความช่วยเหลือในงานชิ้นล่าสุดที่ผ่านมาสักครั้งดูครับ สะพานเชื่อมการทำงานข้ามแผนก เริ่มต้นจากการสร้างมิตรภาพเล็กๆ ในวันนี้เสมอครับ