ด่านสุดท้ายก่อนได้งาน: ศิลปะการเตรียมบุคคลอ้างอิง (Reference Check) ไม่ให้ทำ Offer หลุดมือในนาทีสุดท้าย
5 พ.ย. 25690
สัมภาษณ์ผ่านทุกรอบ ทำแบบทดสอบผ่านฉลุย และกำลังรอเซ็นสัญญาจ้างอย่างใจจดใจจ่อ
แต่จู่ๆ สัปดาห์ถัดมา Recruiter โทรมาแจ้งข่าวสั้นๆ ว่า "ขออภัยด้วยนะคะ ทางเราขอยุติกระบวนการสรรหาไว้ที่รอบนี้"
เกิดอะไรขึ้นในจังหวะสุดท้าย?
คำตอบคือความล้มเหลวในด่าน "Reference Check" หรือการตรวจสอบประวัติการทำงานจากบุคคลอ้างอิง
ผู้สมัครส่วนใหญ่คิดว่าการใส่ชื่อบุคคลอ้างอิงเป็นแค่ขั้นตอนตามพิธีกรรมทางเอกสาร จึงมักเขียนชื่อหัวหน้าเก่า เพื่อนร่วมงาน หรืออาจารย์มหาวิทยาลัยใส่ลงไปในเรซูเม่โดยไม่เคยบอกกล่าวล่วงหน้า
ทว่าเมื่อฝ่ายบุคคลโทรไปสอบถามข้อมูลจริง สิ่งที่ได้ยินปลายสายกลับกลายเป็น: "น้องคนนี้เหรอครับ? ไม่ได้คุยกันนานแล้วนะ ตอนทำงานก็เฉยๆ ไม่ได้มีอะไรโดดเด่น" หรือที่แย่กว่านั้นคือ หัวหน้าเก่าจำชื่อไม่ได้ หรือให้ข้อมูลที่ขัดแย้งกับสิ่งที่คุณโม้ไว้ในห้องสัมภาษณ์อย่างสิ้นเชิง
ความประมาทเพียงจุดเดียวในด่านสุดท้ายนี้ พังทลายความพยายามที่คุณสะสมมาตลอดทุกรอบการสัมภาษณ์
3 ความผิดพลาดคลาสสิกที่ทำให้บุคคลอ้างอิงกลายเป็นระเบิดเวลา
แปะชื่อและเบอร์โทรศัพท์โดยไม่ขออนุญาตล่วงหน้านี่คือการละเมิดมารยาทอย่างรุนแรง การที่หัวหน้าเก่ารับโทรศัพท์จากบริษัทใหม่โดยไม่รู้เรื่องมาก่อน จะทำให้เขาไม่ทันได้เตรียมตัว และคำตอบที่ตอบออกไปด้วยความตกใจมักจะเป็นคำตอบที่คลุมเครือหรือส่งผลเสียต่อตัวคุณ
เลือกบุคคลอ้างอิงที่ "ไม่มีอำนาจหรือมุมมองเชิงผลงาน" การใส่ชื่อเพื่อนสนิทที่นั่งโต๊ะข้างๆ หรือเพื่อนร่วมรุ่น แม้จะพูดชมคุณอย่างเลิศเลอ แต่คนโทรเช็กดูออกทันทีว่าเป็นคำชมจากเพื่อน สิ่งที่ HR ต้องการคุยคือ "อดีตหัวหน้างานสายตรง (Direct Supervisor)" หรือผู้จัดการโครงการที่สามารถยืนยันผลงานและทัศนคติของคุณได้อย่างมีน้ำหนัก
ข้อมูลไม่ตรงกับเรื่องที่เล่าในห้องสัมภาษณ์ หากในห้องสัมภาษณ์คุณเล่าว่า "ผมเป็นคนคุมโปรเจกต์นี้คนเดียวตั้งแต่ต้นจนจบ" แต่เมื่อ HR โทรเช็ก หัวหน้าเก่ากลับบอกว่า "น้องเขาเป็นแค่คนช่วยทำเอกสารสไลด์นำเสนอ" ความน่าเชื่อถือของคุณจะกลายเป็นศูนย์ทันที
กลยุทธ์ 3 ขั้นตอน: บริหารบุคคลอ้างอิงให้กลายเป็นกองเชียร์ตัวจริง
1. เลือกบุคคลอ้างอิงที่สอดคล้องกับตำแหน่งใหม่ (Curate the Right Referees)
เตรียมรายชื่อบุคคลอ้างอิงไว้ 2-3 คนที่เคยเห็นคุณทำงานจริงในโปรเจกต์สำคัญ:
อดีตหัวหน้างานสายตรงที่เคยชื่นชมผลงานของคุณ
ลูกค้าองค์กรหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกที่คุณเคยประสานงานอย่างใกล้ชิด
เพื่อนร่วมงานระดับซีเนียร์ข้ามแผนกที่เห็นทักษะการทำงานร่วมกันของคุณ
2. ติดต่อและ "บรีฟข้อมูลสำคัญ (The Prep Call)" ล่วงหน้าเสมอ
โทรหรือส่งข้อความหาบุคคลอ้างอิงก่อนส่งชื่อให้ HR เสมอ โดยบรีฟ 3 ประเด็นสั้นๆ:
ตำแหน่งและบริษัทที่คุณกำลังสมัคร เพื่อให้เขารู้บริบท
จุดเด่นหรือโปรเจกต์ที่คุณเล่าในห้องสัมภาษณ์: "ผมได้เล่าถึงเคสโปรเจกต์ระบบคลังสินค้าที่เราเคยทำร่วมกันไว้ครับ เผื่อทางบริษัทติดต่อมาสอบถามข้อมูลในจุดนี้"
ขออนุญาตใช้เบอร์โทรศัพท์หรืออีเมลในการติดต่อ
3. แจ้งความคืบหน้าและกล่าวขอบคุณทุกครั้ง
เมื่อกระบวนการตรวจสอบเสร็จสิ้น ไม่ว่าคุณจะได้งานหรือไม่ ให้ส่งข้อความหรือโทรกลับไปขอบคุณบุคคลอ้างอิงที่สละเวลาพูดคุยให้ การรักษาความสัมพันธ์ที่ดีในเครือข่ายวิชาชีพ (Professional Network) จะเป็นประโยชน์ต่ออาชีพของคุณในระยะยาว
เช็กลิสต์ตรวจความพร้อมของบุคคลอ้างอิงก่อนยื่นให้ HR
ติดต่อขออนุญาตบุคคลอ้างอิงทุกคนเป็นการส่วนตัวเรียบร้อยแล้ว
อัปเดตตำแหน่งงานและเบอร์โทรศัพท์ล่าสุดของบุคคลอ้างอิงให้ถูกต้อง 100%
บรีฟให้เขาทราบว่าคุณสมัครตำแหน่งอะไร และมีประเด็นผลงานใดที่เกี่ยวข้อง
ตรวจสอบว่าเรื่องเล่าของคุณกับมุมมองของเขาสอดคล้องกัน ไม่มีจุดขัดแย้ง
เตรียมรายชื่อสำรองไว้อีก 1 คน เผื่อในกรณีที่บุคคลอ้างอิงหลักติดภารกิจต่างประเทศหรือไม่สะดวกรับสาย